フリーランスとして働いていると、タスクが次々と湧き出て、「どれから手をつければいいのか」がわからなくなることがあります。やりたいことも、やらなければならないことも多く、頭の中が常にいっぱいになってしまう瞬間が少なくありません。
そんな私に、経営者で多忙な友人が教えてくれたのが「アイゼンハワーマトリクス」でした。名前は以前から知っていたものの、実際に活用したことはありませんでした。
その友人から「これの良いところは、緊急度は低いけど重要度の高い“後回しにしがちなこと”を忘れないこと」と言われ、まさに今の自分に必要な考え方だと感じ、1か月前からタスク管理に取り入れています。
アイゼンハワーマトリクスとは？タスクを4つの領域で整理する思考法
アイゼンハワーマトリクスは、アメリカ第34代大統領ドワイト・D・アイゼンハワーによって考案されたタスク整理法です。タスクを「重要度」と「緊急度」の2軸で分類し、次の4つの領域に分けて可視化します。
- 重要かつ緊急なこと：今すぐ取り組むべきタスク
- 重要だが緊急ではないこと：中長期的に取り組むべきタスク
- 緊急だが重要でないこと：他人に任せられるタスク
- 緊急でも重要でもないこと：やめる・後回しにするタスク
特徴は、タスクをこなす順番ではなく、本当に向き合うべき優先度で整理できる点にあります。
忙しい毎日の中では、つい「今日やらなければならないこと」ばかりに意識が向きがちです。しかし、健康や学び、人とのつながりといった「未来の自分を支える行動」は、意識して時間を確保しなければ、簡単に後回しになってしまいます。
実際に書き出して気づいた「後回しにしていた重要なタスク」
実際に、アイゼンハワーマトリクスを活用して書き出した私のタスクをご紹介します。
こうして整理してみると、緊急性は低いものの、重要度が高いタスクが大半を占めていることがわかります。
振り返ってみると、こうしたタスクが少しずつ積み重なって、いつの間にか「常に何かに追われているような感覚」になっていました。頭の中が常にいっぱいで、気持ちの余裕を持てなくなっていたのだと思います。
なかでも特に驚いたのは、「健康診断」がずっと後回しになっていたことです（すでに受診を終えていますが、当時の状況を再現して記載しています）。フリーランスになってから5年ほど経ちますが、一度も受けていませんでした。気になる症状が出たときだけ、必要に応じて病院を受診する程度です。
頭の中で「やらなきゃ」と考えているだけでは、優先順位を決める判断軸があいまいなまま、タスクの波に流されてしまうのだと痛感しました。
アナログとデジタルを組み合わせた私なりの管理方法
もともと私はシステム手帳が好きで、予定やタスクはアナログで書き出すようにしています。手で書くことで自然と記憶に残り、思考が整理される感じがするからです。
アイゼンハワーマトリクスを取り入れた当初は、大きめの紙に十字の線を引き、そこにタスクを書き込んでいました。ただ、重要度や緊急度が変わるたびに書き直す手間が増え、続けるのが少し大変に感じるようになりました。
そこで現在は、PCアプリを使ってデジタルで管理しています。具体的には、日々のタスクや予定は手帳に記入し、週に1〜2回まとめてPC上のマトリクスアプリに整理。緊急度や重要度が変わった場合も、マウスでドラッグして領域を移動させるだけで簡単に更新できます。
アナログの「書く感覚」とデジタルの「管理のしやすさ」をうまく組み合わせることで、無理なく続けられるようになりました。
将来の自分にとって大切なことにも時間を使おう
タスクを整理することは、単に効率化のためではなく、自分のリソースと心の余裕を守るための行為だと感じています。
実際にアイゼンハワーマトリクスを取り入れてからは、やらなきゃいけないことが一覧で見えるようになり、「やり残しているかもしれない」という漠然とした不安がぐっと減りました。また、資格の勉強や健康診断のように「未来の自分を支える行動」にも、自然と時間を割けるようになり、生活や仕事の質も安定してきたと感じます。
これからも、アナログ手帳とPCでのアイゼンハワーマトリクスを併用しながら、「やりたいこと」を見失わず、自分のペースで毎日を大切に過ごしていきたいと思います。
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